Zamknięcie rundy w sp. z o.o. - od term sheetu do wpisu w KRS

Co dzieje się po podpisaniu term sheetu

Term sheet ustala zasady transakcji: wycenę pre-money, kwotę inwestycji, strukturę udziałów po rundzie i najważniejsze prawa inwestora. Zwykle nie zobowiązuje jednak nikogo do zamknięcia rundy. Zobowiązujące są najczęściej tylko wybrane postanowienia, na przykład poufność i wyłączność negocjacji. Resztę trzeba przełożyć na dokumenty, które wywołują skutki prawne.

Po term sheecie proces w spółce z o.o. składa się z kilku równoległych ścieżek:

• Due diligence - inwestor sprawdza spółkę na podstawie data roomu: umowy, własność znaków, zgodność etykiet i powiadomień GIS, podatki, zatrudnienie.
• Dokumentacja transakcyjna - umowa inwestycyjna i nowy tekst umowy spółki.
• Czynności korporacyjne - zgromadzenie wspólników, uchwały, objęcie udziałów, wniesienie wkładu.
• Rejestracja - wniosek do sądu rejestrowego i wpis w KRS.

Każda z tych ścieżek ma swojego właściciela: founder, prawnik spółki, prawnik inwestora i notariusz. Brak jednej osoby odpowiedzialnej za całość to najczęstszy powód, dla którego rundy „prawie zamknięte” ciągną się tygodniami.

Warto też od początku rozdzielić dwa momenty: signing, czyli podpisanie umowy inwestycyjnej, i closing, czyli wykonanie czynności, po których pieniądze trafiają do spółki. Przy małej rundzie od aniołów biznesu oba momenty mogą przypaść na ten sam dzień u notariusza. Przy rundzie z funduszem między nimi zwykle mija czas potrzebny na spełnienie warunków zawieszających. Harmonogram planuj wstecz: od daty, w której spółka potrzebuje pieniędzy, przez wpis w KRS, closing i signing, aż do zamknięcia due diligence. Ten rachunek często pokazuje, że rozmowy z inwestorem trzeba było zacząć wcześniej.

Umowa inwestycyjna a umowa spółki

To dwa różne dokumenty o różnej sile. Umowa inwestycyjna wiąże tylko jej strony: founderów, inwestora i zwykle spółkę. Umowa spółki działa na poziomie korporacyjnym, wobec spółki i każdego przyszłego wspólnika. Jak wskazuje kancelaria RPMS, umowa inwestycyjna ma charakter obligacyjny i nie wywołuje skutków korporacyjnych, jeśli jej postanowienia nie zostaną odzwierciedlone w umowie spółki.

Praktyczny wniosek: to, co ma działać także wobec nabywcy udziałów, musi trafić do umowy spółki. Według RPMS dotyczy to m.in. ograniczeń zbywalności udziałów (art. 182 KSH) i szczególnych uprawnień wspólnika (art. 159 KSH). Klauzule drag along i tag along zwykle opisuje się w obu dokumentach. Rozbieżności między nimi to typowa uwaga z due diligence przy kolejnej rundzie lub exicie.

Podwyższenie kapitału zakładowego: uchwała i forma

Nowy inwestor obejmuje zwykle nowe udziały w podwyższonym kapitale zakładowym. To oznacza zmianę umowy spółki, która według art. 255 § 1 KSH wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. Uchwała o zmianie umowy spółki wymaga protokołu notarialnego, a oświadczenia o objęciu udziałów w takim trybie - formy aktu notarialnego (DGTL).

Uchwała powinna określać co najmniej:

• kwotę podwyższenia i sposób: utworzenie nowych udziałów albo podwyższenie wartości nominalnej istniejących,
• liczbę i wartość nominalną nowych udziałów oraz cenę obejmowania, jeśli jest wyższa od nominału (nadwyżka trafia na kapitał zapasowy),
• osobę obejmującą udziały i ewentualne wyłączenie prawa pierwszeństwa dotychczasowych wspólników,
• zmiany umowy spółki uzgodnione w umowie inwestycyjnej i często nowy tekst jednolity.

Dotychczasowi wspólnicy mają co do zasady prawo pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów proporcjonalnie do posiadanych. Przy rundzie z zewnętrznym inwestorem trzeba to prawo skutecznie wyłączyć albo uzyskać zrzeczenia, zgodnie z umową spółki i KSH. To punkt, który prawnik inwestora sprawdzi w pierwszej kolejności, bo wadliwe pominięcie wspólnika mniejszościowego może podważyć całe podwyższenie.

Podwyższenie na podstawie dotychczasowych postanowień umowy. Jeśli umowa spółki przewiduje maksymalną wysokość i termin podwyższenia (art. 257 KSH), podwyższenie nie jest zmianą umowy. W tym trybie, według Norek i Wspólnicy oraz DGTL, może wystarczyć forma pisemna. Przy rundzie inwestor i tak zwykle chce nowych postanowień w umowie spółki, więc notariusz pojawia się w procesie niemal zawsze.

Spółki założone przez S24. Spółka zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może zmieniać umowę uchwałą według wzorca w systemie teleinformatycznym, a oświadczenia o objęciu udziałów można złożyć elektronicznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym (Kancelaria Bugajski). Są jednak istotne ograniczenia: podwyższenie w takiej spółce może być pokryte wyłącznie wkładami pieniężnymi, a tryb uproszczony według tego źródła nie jest dostępny, jeśli umowę zmieniano wcześniej poza systemem, np. notarialnie. Wzorzec nie mieści też typowych postanowień inwestorskich, dlatego przy rundzie z rozbudowanymi prawami inwestora ścieżka notarialna jest w praktyce częstsza. Status swojej spółki sprawdź z prawnikiem, zanim zaplanujesz harmonogram.

Objęcie udziałów i wniesienie wkładu

Uchwała sama nie czyni inwestora wspólnikiem. Potrzebne jest jego oświadczenie o objęciu udziałów, a w przypadku nowego wspólnika także o przystąpieniu do spółki. Zwykle składa się je u tego samego notariusza, bezpośrednio po zgromadzeniu.

Następnie inwestor wnosi wkład. W rundzie jest to najczęściej wkład pieniężny na rachunek spółki. Przed złożeniem wniosku do KRS wszyscy członkowie zarządu składają oświadczenie, że wkłady na podwyższony kapitał zostały w całości wniesione, a do wniosku dołącza się m.in. uchwałę, oświadczenia o objęciu udziałów i nową listę wspólników (Norek i Wspólnicy). Oświadczenie zarządu musi być prawdziwe, więc kolejność „najpierw przelew, potem wniosek” nie jest formalnością.

Warto pamiętać o trzech sprawach:

• Transze. Jeśli inwestycja jest rozłożona na transze zależne od kamieni milowych, każda kolejna transza pokrywająca kapitał to zwykle osobna uchwała i osobny wpis. Część inwestorów rozwiązuje to przez dopłaty lub inne instrumenty, co wymaga starannej analizy prawnej i podatkowej.
• PCC. Zmiana umowy spółki podwyższająca kapitał podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych. Gdy czynność ma formę aktu notarialnego, podatek co do zasady pobiera notariusz jako płatnik (Zakładanie Spółek). Szczegóły potwierdź z doradcą podatkowym.
• Rozwodnienie. Tabela udziałów po rundzie musi odpowiadać wycenie post-money z term sheetu. Rozjazd o kilka udziałów wykryty u notariusza potrafi zatrzymać cały closing.

Warunki zawieszające i lista zamknięcia

Umowa inwestycyjna zwykle przewiduje warunki zawieszające (conditions precedent), które muszą zostać spełnione albo uchylone przed closingiem. W marce suplementów najczęściej są to: usunięcie istotnych ustaleń z due diligence, uporządkowanie praw do znaków towarowych, podpisanie umów z kluczowymi osobami, zgody wymagane przez umowy z bankiem lub partnerami handlowymi oraz brak istotnej niekorzystnej zmiany w spółce.

Dwa postanowienia umowy inwestycyjnej warto negocjować szczególnie uważnie. Pierwsze to data graniczna (long stop date): jeśli warunki nie zostaną spełnione do tego dnia, strona może odstąpić od umowy. Zbyt krótka data graniczna daje inwestorowi łatwe wyjście, gdy rynek się zmieni. Drugie to lista warunków, które inwestor może uchylić jednostronnie, i tych, które wymagają zgody obu stron. Warunki powinny być obiektywnie weryfikowalne, a nie opisane jako „satysfakcjonujące dla inwestora”.

Closing to dzień, w którym wszystkie czynności dzieją się w ustalonej kolejności. Używamy listy w takiej formie:

Wniosek do KRS i typowe opóźnienia

Od 1 lipca 2021 r. wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Podpisuje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym, a zamiast oryginału aktu notarialnego wskazuje się numer, pod którym notariusz umieścił elektroniczny wypis w centralnym repozytorium (MG Lex).

Wpis podwyższenia kapitału ma charakter konstytutywny: podwyższenie jest skuteczne od chwili wpisu do KRS (Norek i Wspólnicy). Do tego momentu inwestor ma zapłacony wkład i akt notarialny, ale nie ma jeszcze udziałów w pełnym znaczeniu. Dlatego umowy inwestycyjne przewidują zwykle, co się dzieje, jeśli sąd odmówi wpisu.

Najczęstsze przyczyny opóźnień, które widzimy w praktyce:

• Braki formalne wniosku - brak załącznika, błędny numer wypisu, niepodpisane oświadczenie zarządu.
• Niespójność dokumentów - inna liczba udziałów w uchwale, oświadczeniu o objęciu i liście wspólników.
• Stare zaległości spółki - niezłożone sprawozdania finansowe lub nieaktualne dane w rejestrze, które sąd każe uzupełnić.
• Kolejne zmiany w toku - nowy członek zarządu czy zmiana adresu zgłoszone równolegle komplikują postępowanie.
• Czas pracy sądu - różny w zależności od sądu rejestrowego i okresu. Nie planuj wydatków z rundy w oparciu o datę wpisu.

Po wpisie praca się nie kończy. Zarząd aktualizuje księgę udziałów, sprawdza, czy zmiana struktury wymaga zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, i przekazuje inwestorowi kopie dokumentów. Dobrą praktyką jest też zamknięcie data roomu z rundy w formie archiwum, które posłuży przy kolejnej rundzie lub exicie. Inwestor, który zobaczy uporządkowane dokumenty z poprzedniej transakcji, przejdzie przez kolejne due diligence szybciej.

Prosta spółka akcyjna i rola notariusza oraz prawnika

Od 1 lipca 2021 r. działa prosta spółka akcyjna (LEX), projektowana z myślą o startupach. Akcje PSA nie mają wartości nominalnej, kapitał akcyjny nie jest określany w umowie spółki, a akcjonariuszy ewidencjonuje rejestr prowadzony przez uprawniony podmiot albo notariusza (PARP). Emisja akcji może nastąpić m.in. na podstawie upoważnienia zarządu w umowie spółki, a umowa objęcia akcji wymaga formy dokumentowej (Krężel Michalak). Dla marki, która planuje kilka rund, to rozwiązanie warte rozważenia. Przekształcenie istniejącej sp. z o.o. to jednak osobny projekt, a część inwestorów nadal woli znaną strukturę spółki z o.o.

Podział ról przy closingu wygląda zwykle tak:

• Notariusz sporządza protokół zgromadzenia i akty objęcia udziałów, dba o formę, pobiera podatek jako płatnik i umieszcza wypisy w repozytorium. Nie reprezentuje żadnej ze stron i nie negocjuje warunków.
• Prawnik spółki przygotowuje dokumenty korporacyjne, prowadzi listę zamknięcia i składa wniosek do KRS.
• Prawnik inwestora weryfikuje spełnienie warunków i zgodność dokumentów z umową inwestycyjną.
• Founder odpowiada za dane, podpisy i to, żeby oświadczenia z umowy inwestycyjnej były prawdziwe.

Ten tekst porządkuje proces, ale nie zastępuje porady prawnej: przepisy i praktyka sądów rejestrowych się zmieniają, a szczegóły zależą od umowy Twojej spółki. Każdą rundę prowadź z prawnikiem od prawa spółek, a success fee doradcy transakcyjnego ustal tak, by obejmował też wsparcie przy closingu. Jeśli chcesz przygotować markę do rundy i przejść przez closing bez niespodzianek, porozmawiajmy.

Źródła

• RPMS - Umowa inwestycyjna a umowa spółki
• DGTL - Podwyższenie kapitału zakładowego w spółce z o.o. a objęcie udziałów
• Norek i Wspólnicy - Podwyższenie kapitału zakładowego
• Kancelaria Bugajski - Podwyższenie kapitału spółki założonej przez S24
• Zakładanie Spółek - PCC przy podwyższeniu kapitału zakładowego
• MG Lex - Nowy tryb składania wniosków do KRS
• LEX - Prosta spółka akcyjna od 1 lipca 2021 r.
• PARP - Prosta spółka akcyjna
• Krężel Michalak - Emisja akcji w prostej spółce akcyjnej