Krótka odpowiedź
Data room to uporządkowany zbiór dokumentów, który inwestor przegląda w due diligence. W marce suplementów poza standardem - korporacja, finanse, umowy - musi zawierać warstwę branżową: powiadomienia GIS dla każdego produktu, specyfikacje i wyniki badań partii, uzasadnienie oświadczeń zdrowotnych oraz umowy z producentem potwierdzające własność receptury.
Po co data room przed rundą
Data room przygotowuje się przed pierwszym spotkaniem z inwestorem, a nie po podpisaniu term sheetu. Powód jest praktyczny: od momentu, w którym inwestor deklaruje chęć wejścia, każdy tydzień zwłoki obniża temperaturę transakcji. Spółka, która zbiera dokumenty w trakcie due diligence, wysyła sygnał, że nie panuje nad własnym biznesem.
Drugi powód jest mniej oczywisty. Kompletowanie data roomu to najlepszy audyt, jaki founder może sobie zrobić. Luki, które wychodzą przy zbieraniu dokumentów, to dokładnie te same luki, które znalazłby inwestor - tylko teraz masz czas je naprawić.
Osiem folderów - pełna checklista
Poniższa struktura sprawdza się zarówno przed rundą, jak i przed sprzedażą spółki. Foldery 04 i 05 to warstwa specyficzna dla suplementów - w ogólnych checklistach jej nie ma.
- Umowa spółki i aktualny odpis z KRS
- Struktura udziałowców i historia zmian
- Uchwały wspólników i zarządu
- Umowy wspólników, opcje, vesting
- Sprawozdania finansowe za ostatnie lata
- Rachunek zysków i strat miesięcznie, 24-36 miesięcy
- Znormalizowana EBITDA z uzasadnieniem korekt
- Model finansowy i założenia projekcji
- Kohorty retencji według miesiąca pozyskania
- CAC, LTV i czas zwrotu według kanału
- Struktura przychodu: produkty, kanały, rynki
- Dane subskrypcyjne i churn
- Potwierdzenia powiadomień GIS dla każdego produktu
- Etykiety w aktualnej wersji
- Lista claimów z odwołaniem do rejestru UE
- Specyfikacje, certyfikaty analiz, wyniki badań partii
- Umowy z producentami kontraktowymi
- Zapisy o własności receptury i wyłączności
- Certyfikaty zakładów (GMP, HACCP)
- Historia reklamacji i wycofań
- Umowy z marketplace'ami i dystrybutorami
- Współprace z influencerami i afiliacja
- Zgody marketingowe i baza klientów pod kątem RODO
- Wyniki kampanii w ujęciu historycznym
- Świadectwa ochrony znaków towarowych w klasie 5
- Domeny i konta w mediach społecznościowych
- Prawa do zdjęć, grafik i treści
- Umowy przeniesienia praw autorskich
- Kluczowe osoby i formy współpracy
- Umowy z kluczowymi dostawcami usług
- Postępowania sporne i kontrole
- Polisy ubezpieczeniowe, w tym OC produktu
Branżowe pułapki, które zatrzymują transakcję
Powiadomienie GIS nie odpowiada aktualnemu składowi
Produkt przeszedł reformulację, a powiadomienie dotyczy poprzedniej wersji. Inwestor porówna etykietę z potwierdzeniem i zapyta o każdą różnicę.
Claimy spoza rejestru
Oświadczenia zdrowotne muszą mieścić się w katalogu dopuszczonym na poziomie UE, a ich brzmienie nie może wykraczać poza zatwierdzoną treść. Sprawdzane są etykiety, strona, reklamy i materiały influencerów.
Receptura należy do producenta
Brak zapisu o własności receptury lub wyłączności oznacza, że producent może wyprodukować ten sam produkt dla konkurencji, a zmiana producenta wymaga odtworzenia formuły. Dla inwestora to ryzyko utraty produktu.
Znak towarowy w złej klasie albo niezarejestrowany
Marka suplementów powinna mieć ochronę w klasie 5 klasyfikacji nicejskiej. Zgłoszenie tylko w klasach usługowych lub jego brak to ryzyko, że wartość marki nie jest prawnie zabezpieczona.
Baza klientów bez podstawy prawnej
Lista mailingowa i baza subskrybentów to część wartości marki. Jeśli zgody marketingowe są niekompletne, inwestor zdyskontuje tę wartość albo zażąda porządków przed zamknięciem.
Jak prowadzić data room
- Uprawnienia etapowe. Na początku inwestor widzi finanse i metryki. Umowy z producentem i receptury dopiero po podpisaniu term sheetu i NDA.
- Jedna wersja prawdy. Każdy dokument w aktualnej wersji, z datą. Stare wersje w archiwum, nie obok.
- Dziennik pytań. Każde pytanie inwestora i odpowiedź w jednym pliku. Przy kilku inwestorach równolegle oszczędza to dziesiątki godzin.
- Indeks dokumentów. Spis treści z numeracją folderów pozwala inwestorowi odnaleźć się bez dopytywania.